Huishoudelijk reglement

(download als pdf)


HUISHOUDELIJK REGLEMENT FUSIE CLUB OEGSTGEEST

Artikel 1 – Algemene bepaling

Het huishoudelijk reglement is van toepassing in samenhang met de statuten van de

vereniging zoals die zijn vastgesteld bij notariële akte op 4 juli 2018.

Artikel 2 – Clubkleuren

De clubkleuren van de vereniging zijn navy blauw en geel.

Artikel 3 – Aanmelding als lid

1. Aanmelding als lid geschiedt door het invullen en ondertekenen van een aanmeldingsformulier. Bij personen onder de 18 jaar dient het formulier mede ondertekend te worden door de wettelijk vertegenwoordiger. Het bestuur kan vorderen dat de in het formulier verstrekte gegevens door deugdelijke bewijzen worden gestaafd.

2. De kosten voor de aanmelding van leden worden door het bestuur vastgesteld. Deze kosten dienen bij de inlevering van het aanmeldingsformulier te worden voldaan.

Artikel 4 – Opzegging lidmaatschap

1. Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk te geschieden bij de ledenadministratie vóór aanvang van het nieuwe seizoen, uiterlijk op 15 juni.

2. De opzegging van het lidmaatschap wordt pas geaccepteerd als:

• de volledige contributie is voldaan;

• eventuele openstaande boetes zijn betaald; en

• aan de vereniging toebehorende eigendommen zijn ingeleverd.

Artikel 5 – Leden van verdienste en ereleden

1. Leden van verdienste zijn leden die wegens bijzondere verdiensten voor de vereniging door het bestuur als zodanig zijn benoemd.

2. Ereleden zijn leden die zich voor de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en op voordracht van het bestuur als zodanig door de algemene vergadering met tenminste twee derde van de geldig uitgebrachte stemmen zijn benoemd. Met erelid wordt gelijkgesteld degene aan wie de titel ‘erevoorzitter’ is verleend.

3. Degene die zich op het bestuurlijk vlak in buitengewone mate heeft ingezet voor de vereniging kan na het aftreden als voorzitter op voorstel van het bestuur tot erevoorzitter worden benoemd door de algemene vergadering met tenminste twee derde van de geldig uitgebrachte stemmen.

Artikel 6 – Contributie

1. De leden zijn jaarlijks gehouden tot het betalen van een contributie die door de algemene vergadering jaarlijks wordt vastgesteld. Voor het bepalen van de hoogte van de contributie worden de volgende categorieën leden onderscheiden (leeftijd op 1 januari):

• Ukkies (jeugdspelers tot en met 5 jaar)

• Jeugdspelers van 6 tot en met 12 jaar

• Jeugdspelers van 13 tot en met 18 jaar

• Senioren

• Recreatie voetballers

• Niet-spelende leden

• Tennisleden, waarbij voor het bepalen van de hoogte van de contributie een onderscheid wordt gemaakt in de volgende categorieën:

• leeftijdscategorieën

• combinatie lidmaatschap voetbal en tennis

• periode van het lidmaatschap (gehele jaar, alleen zomer of alleen winter)

2. De contributie wordt in één keer voldaan door middel van het afgeven van een machtiging tot automatische incasso, tenzij met de penningmeester een andere regeling wordt getroffen.

3. Ereleden zijn vrijgesteld van het betalen van contributie.

4. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft niettemin de

5. contributie voor het gehele jaar verschuldigd.

Artikel 7 – Kledingplan

1. Ieder spelend lid betaalt een eenmalige borg en een jaarlijkse gebruiksvergoeding voor de kleding die door de vereniging ter beschikking wordt gesteld.

2. Het bestuur stelt de hoogte van de borg en de jaarlijkse gebruiksvergoeding vast.

Artikel 8 – Het bestuur

1. Binnen het bestuur bestaat de volgende portefeuilleverdeling:

1. Voorzitter

2. Secretaris

3. Penningmeester

4. Voetbalzaken

5. Facilitaire zaken

6. Commerciële zaken en sponsoring

7. Algemene zaken

2. Het bestuur kan besluiten andere bestuursportefeuilles in te stellen.

3. Het bestuur stelt voor elke bestuursportefeuille een taakomschrijving vast.

Artikel 9 – De vergaderingen van het bestuur

1. Het bestuur vergadert tenminste éénmaal per maand volgens een vooraf vastgesteld rooster, met uitzondering van de maanden juli en augustus. Daarnaast vergadert het bestuur zo vaak als de voorzitter of tenminste drie leden van het bestuur dat wensen.

2. Een oproep voor een vergadering dient minimaal 48 uur voor aanvang van de vergadering in het bezit van de bestuursleden te zijn, terwijl een vergadering op verzoek van bestuursleden binnen maximaal één week dient te worden belegd.

3. Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. Besluiten worden bij meerderheid van geldige stemmen genomen. Staken de stemmen, dan is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

Artikel 10 – Het dagelijks bestuur

1. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur neemt alle beslissingen die niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld. Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten ter bekrachtiging op de eerstvolgende bestuursvergadering mee.

2. Taken van de voorzitter:

1. geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven;

2. is bij alle officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen.

2. Taken van de secretaris:

   1. voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften ervan te houden en deze evenals de ingekomen stukken te bewaren;

   2. heeft het beheer over het archief en is aansprakelijk voor goederen die hem van verenigingswege zijn toevertrouwd;

   3. zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen;

   4. zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen;

   5. houdt een voor leden toegankelijke lijst bij, waarin de namen en adressen van alle leden van verdienste en ereleden zijn opgenomen.

3. Taken van de penningmeester:

   1. beheert de gelden van de vereniging;

   2. zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door het bestuur en de algemene vergadering goedgekeurde uitgaven;

   3. zorgt voor de boekhouding van alle ontvangsten en uitgaven;

   4. voert de briefwisseling, voor zover deze betrekking heeft op de uitvoering van de in de voorgaande leden van dit artikel vermelde taken, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is verplicht afschriften te houden en deze, evenals de op de uitvoering van eerder genoemde taken betrekking hebbende ingekomen stukken te bewaren;

   5. brengt in de algemene vergadering verslag uit van de financiële toestand en legt daarbij over de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelopen verenigingsjaar en een begroting voor het komende verenigingsjaar.

Artikel 11 – Bestuursverkiezing

1. Ieder bestuurslid treedt uiterlijk drie jaar na zijn verkiezing af. De eerste maal zal dat geschieden volgens het onderstaand rooster:

• eerste jaar: de voorzitter en het bestuurslid Facilitaire zaken;

• tweede jaar: de secretaris en het bestuurslid Commerciële zaken en sponsoring;

• derde jaar: de penningmeester, het bestuurslid Voetbalzaken en het bestuurslid Algemene zaken.

2. De namen van de aftredende bestuursleden, alsmede van de door het bestuur voorgedragen kandidaten dienen gepubliceerd te worden in de agenda van de vergadering waarin de bestuursverkiezing aan de orde is. In deze agenda dient tevens de mogelijkheid tot kandidaatstelling door stemgerechtigde leden van de vereniging geopend te worden, met vermelding van de daaraan verbonden procedure.

3. Een kandidaatstelling door stemgerechtigde leden dient schriftelijk bij de secretaris aangemeld te worden, te ondertekenen door tenminste drie stemgerechtigde leden en dient vergezeld te gaan van een ondertekende bereidheidverklaring van de desbetreffende kandidaat eventueel onder vermelding van de functie die hij of zij in het bestuur ambieert.

Artikel 12 – Commissies

1. Voor uitvoering van bepaalde taken kan het bestuur commissies instellen.

2. Het bestuur kan de samenstelling, taken, bevoegdheden en werkwijze van de commissie in een instructie vastleggen.

3. Een commissie is verantwoording schuldig aan het bestuur.

Artikel 13 – Gebouwen van de vereniging

1. De vereniging draagt generlei verantwoordelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook, van leden en derden in de gebouwen aanwezig.

2. Het clubhuis is gedurende door het bestuur aan te wijzen uren voor de leden toegankelijk. Van deze regeling wordt aan de leden mededeling gedaan.

3. Het bestuur is bevoegd één of meer voor gebruik van de leden bestemde lokalen van de vereniging voor bijzondere doeleinden te reserveren. Bij gebruikmaking van deze bevoegdheid geschiedt daarvan tijdige mededeling aan de leden.

Artikel 14 – Sponsoring

Het bestuur kan richtlijnen opstellen voor het aangaan van sponsorcontracten.

Artikel 15 – Wedstrijden

1. De spelers zullen op een door het bestuur te bepalen wijze van hun indeling in een van de teams in kennis worden gesteld.

2. Bij verhindering is iedere speler verplicht tenminste 24 uur van tevoren dit onder opgaaf van reden te melden aan de leider en/of aanvoerder van het desbetreffende team.

3. Bij wedstrijden zal zo mogelijk ieder team vergezeld zijn van een leider, aan te wijzen door het bestuur. De leider is de eerst verantwoordelijke voor het gebeuren rond de wedstrijd. Hij rapporteert onregelmatigheden aan het bestuur.

4. Leden die aan wedstrijden deelnemen dienen in de voorgeschreven kleding te verschijnen.

5. De spelers van een team zijn in beginsel gehouden tijdens wedstrijden te handelen volgens de aanwijzing van de aanvoerder en de leider.

6. Het bestuur is bevoegd namens de vereniging wedstrijden uit te schrijven en de vereniging te doen inschrijven als deelneemster aan door andere personen georganiseerde wedstrijden, waarvoor door de KNVB toestemming is verleend.

Artikel 16 – Aansprakelijkheid van de leden

1. Elk lid is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.

2. Voor de kosten die gepaard gaan met de afdoening van strafzaken e.d. door de KNVB kunnen de leden niet aansprakelijk worden gesteld.

Artikel 17 – Vrijwilligerstaken

Ieder spelend lid levert in beginsel een vrijwillige inzet aan de vereniging door een door het bestuur vastgestelde taak te vervullen, waarbij:

1. leden vanaf 16 jaar de inzet zelf leveren;

2. voor jeugdleden tot 16 jaar de inzet wordt geleverd door (één van) hun ouders/verzorgers;

3. voor jeugdleden tussen de 12 en de 16 jaar de mogelijkheid wordt geboden dat zij de inzet zelf leveren.

Artikel 18 – Verklaring Omtrent het Gedrag

1. Alle vrijwilligers ouder dan 16 jaar die binnen de vereniging met jeugdleden werken (trainers, leiders, coördinatoren, organisatoren van evenementen en vertrouwenspersonen), zijn verplicht een actuele Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan het bestuur te overleggen.

2. Het bestuur zorgt ervoor dat de vrijwilligers de VOG kosteloos kunnen aanvragen.

Artikel 19 – Privacyverklaring

Het bestuur legt in een Privacyverklaring vast welke gegevens van de leden door de vereniging worden verwerkt en wat is het beleid is met het oog op de bescherming van de privacy van de leden.

Artikel 20 – Vertrouwenspersonen

1. Het bestuur stelt een of meer vertrouwenspersonen aan. Deze vertrouwenspersonen nemen vragen, klachten en meldingen in behandeling die gaan over ongewenst gedrag binnen de vereniging.

2. Het bestuur legt de taken en werkwijze van de vertrouwenspersonen vast in een reglement.

Artikel 21 – Representatie

Bij onderstaande gebeurtenissen worden namens de vereniging, indien de secretaris hiervan tijdig kennis heeft kunnen nemen, door het bestuur te bepalen attenties verstrekt:

1. huwelijk van een lid;

2. geboorte zoon/dochter van een lid;

3. tijdens ziekte, bij thuisverblijf na minimaal 2 weken ziekteduur;

4. tijdens ziekte, na een verblijf van een week in het ziekenhuis;

5. bij overlijden van een lid, zijn/haar echtgeno(o)t(e) of kind;

6. bij 25- of 50-jarig huwelijksjubileum van een lid;

7. bij het 25-, 40-, 50- of 60-jarige verenigingsjubileum van een lid;

8. overige representaties en attenties te bepalen door het bestuur.

Artikel 22 - Wijziging van het huishoudelijk reglement

1. Het huishoudelijk reglement kan worden gewijzigd door een besluit van de algemene ledenvergadering dat wordt genomen met een meerderheid van tenminste twee derde van de uitgebrachte geldige stemmen.

2. De voorgestelde wijziging van het huishoudelijk reglement wordt tenminste 14 dagen voor de vergadering op de verenigingswebsite geplaatst of aan alle leden toegezonden.

Artikel 23 - Slotbepaling

1. Ieder lid en verenigingsorgaan heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement.

2. Het huishoudelijk reglement of een wijziging daarin wordt zo spoedig via de website aan de leden bekend gemaakt.

Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering van FC Oegstgeest op 12 november 2018.

Namens het bestuur van de vereniging,

De voorzitter:                                                                                   De secretaris:

Marc du Maine                                                                                 Bert Jan Smallenbroek